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온라인 협동으로 이루어지는 원격 업무 진행

Kevin KimJanuary 12, 20215 분 읽음
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지금은 그 언제보다 온라인, 원격, 재택 근무를 하는 개인과 기업이 늘어나고 있습니다. 일부 근로자들은 이러한 업무가 익숙하기도 하겠지만 새로 접하게 되는 사람들에게는 신세계가 펼쳐지고는 합니다. 내 개인 프라이버시를 위한 사적인 공간에서 공적인 업무와 프로페셔널한 업무 진행을 해야한다는 것은 어지간히 스트레스가 아닐 수 없습니다. 어느정도 타협을 봐야 하는것인데 이러한 부분을 어떻게 채우고 매꿀 수 있는지 저희가 간략한 팁을 공유해드리도록 하겠습니다.

일단 성공적인 재택 근무는 생산적이고 동시에 지루하지 않아야 합니다. 또한 공과 사를 지켜야 할 선이 뚜렷히 존재하며 이를 도와줄 수 있는 디지털 애플리케이션과 도구를 활용한다면 시간 절약과 동시에 생산성을 확장할 수 있게 됩니다. 물론 내가 집에서만 업무를 진행한다고 기본적인 에티켓과 예절을 무시하면 안됩니다.

동료들과 같이 하면 생산력을 키울 수 있는 온라인 애플리케이션 및 도구.

물론, 특정 작업에 최적화된 도구는 어떤 작업을 하느냐에 따라 다를 수 있습니다. 이러기 직접 때문에 각종 프로그램들을 골고루 경험해본 뒤 자신에게 알맞는 프로그램을 찾는것이 핵심입니다. 이 과정은 많은 시간을 투자해야 하기에 몇가지 알려진 프로그램들을 알려드리도록 하겠습니다.

주요 작업이 여러가지 문서를 작성하고 공유해야 할때는 구글 닥스 (Google Docs)룰 활용 해보세요.

팀과 팀원을 운영하고 관리해야 한다면 아사나 (Asana) 를 추천합니다. 온라인에서 모두가 같은 페이지에 있도록 관리를 할 수 있으며 스마트폰 앱으로도 연동할 수 있습니다.

여러 사람들과 기획하여 프로젝트 결과물을 내야하는 작업에는 디스코드 (Discord) 또는 슬랙 (Slack) 을 사용하여 음성 및 화상 연결로 여러명이서 소통할 수 있습니다. 질문과 과정, 결과물과 후기에 대한 글귀와 영상을 공유하고 정리할 수 있습니다.

재택근무 시간을 최적화 하고 알뜰하게 활용할 수 있는 팁 .

원격 작업의 기반이 되는 재택근무시에는 사람들과의 소통이 그 어떤 요소들보다 중요한 부분입니다. 특히 팀 단위로 업무를 진행하며 팀워크를 최고의 수준으로 발휘하려면 모두가 다 같이 하나의 목적을 가지고 행동할 수 있도록 빠르고 정확한 소통이 기본적이어야 합니다. 관련 사람들이 한 장소에 모여있지 않더라도 디스코드나 슬랙을 활용하여 기록을 남기고 실시간으로 질문과 답변을 공유할 수 있습니다. 필요시에는 문서와 이미지, 동영상을 첨부하거나 컴퓨터에 카메라를 연결하여 화상 연결도 가능합니다. 만약 중간에 팀원들의 작업량과 흐름이 흐트러지면 다른 사람이 내 이름을 검색하여 내가 작성한 게시물을 모두 검색할 수도 있어서 빈틈없이 작업을 재개할 수 있습니다.

동시에 관련자들이 서슴치않고 질문할 수 있고 편하게 활용하도록 팀의 분위기를 이끌어주어야 합니다. 업무에 관련된 모든 질문과 자료를 언제 어디서나 게시할 수 있고 이를 바탕으로 다른 팀원들은 자신일 할 일을 직접 찾아서 할 수 있드시 각자 주어진온라인 활동량을 알맞게 사용하면 실제 회사에서 모여 일 하는것과 다름없는 환경을 만들 수 있습니다.

온라인으로 회의를 할 때에도 몇가지 지켜야할 요소들이 있습니다. 대표자가 말을 하면 듣는자들은 마이크를 음소거 하거나 프레젠테이션을 발표할 때 듣는자들은 카메라를 꺼서 자료에 집중하게 하거나 하는 규칙 정도를 미리 공지한다면 더욱 신속한 회의를 진행할 수 있습니다. 회의 시작전에도 회의시 발표한 주제를 간략하게 기록해두면 모두가 적절한 기대치를 가지고 알맞는 질문이나 협업을 준비할 수 있게됩니다.

Photo by Alizée Baudez on Unsplash

재택근무에서도 지켜야할 에티켓. 새로운 습관을 들이는 연습도 중요.

말로만 들어오던 재택근무라는 단어 자체의 의미가 이제는 어느정도 무게감이 생겼습니다. 그만큼 이에대한 예절을 준수하는것 역시 내 자신과 카메라를 통해 내 모습을 볼 사람들에게 지켜야할 중요한 요소입니다.

주로 이메일로 동료들과 협력 인물들께 소통을 한다면 항상 새로 들어온 이메일을 확인하고 알맞게 시간을 분배하여 우선시 되는 업무에 관련된 이메일을 신속하게 회신해야 할 것입니다. 시간을 분배하는 점은 마치 회사에 있을때도 휴식시간이 주어지는 것 처럼, 항상 집에 있다고 해도 일 할 시간과 쉬는 시간을 구별해야 한다는 것 입니다. 집이 편하다고 항상 일만 한다면 금방 싫증나고 피곤해질 수 밖에 없습니다. 이를 지킨다면 나는 물론 나와 일하는 사람들에게도 누를 끼치지 않고 일을 진행할 수 있을겁니다. 동시에 남들에게 나의 업무 시간을 미리 알리어 항상 집에만 있다고 항상 답변해줄 수 있다는 오해를 받지 않아야 합니다.

디스코드나 슬랙과 같은 도구를 활용하여 업무를 진행한다면, 실시간 채팅으로 대부분 소통을 하게 됩니다. 이때 알아차려야 할 점은, 직접 만나서 말로 할때보다 글귀로 내 표현을 하게된다면 단어의 선택에 따라 말투가 급격히 변화된다는 것을 인지해야 합니다. 이러기 때문에 잡담과 사족을 최대한 아끼고 업무에 생산력을 가할 중요 키워드와 주제를 뚜렷하게 표현해야지만 원하는 답변과 작업을 진행할 수 있을겁니다. 확실한 답변은 간단하게, 설명이 필요한 답변은 인터넷 링크, 이미지 및 동영상 자료를 첨부하여 빈틈없이 상대방에게 나의 의사를 표현해야 합니다.

이 외에도 복합적인 소통과 진행이 필요한 업무일수록 그에 맞는 온라인 도구를 찾아서 활용하고 관련자들이 모두 이를 터득할 수 있도록 연습하는 기간도 가져야 할 것입니다. 항상 디스코드를 사용하다가 갑자기 줌 (Zoom) 이나 카톡에 접속하라고 하면 그야말로 팀과 작업의 흐름에 타격을 입을 수 있습니다. 게다가 온라인 회의에는 가장 적합한 인물이 아닐시 무조건 참여해야한다는 관념을 버리고 필요한 사람들끼리만 회의를 진행하고 이에대한 기록만을 가지고도 빠른 작업을 재개할 수 있는 사람들을 구별하여 더욱더 효율적인 회의를 진행할 수 있으리라 믿습니다.

편하고 쉬울줄 알았는데 작업량이 어느때보다 더 늘어.

재택근무를 처음 시작하는 사람들이 가장 어려워 하는것은 바로 시간 관리입니다. 한번 일을 시작하면 일하는 장소가 집이다보니 자연스레 편한 공간에 있다는 것을 인지하여 점차 점차 작업량을 늘려나간다는 것 입니다. 이러면 휴식 시간이 줄어들 뿐 더러 정확한 시간 관리를 하지 않을 경우 수면 부족 및 운동 부족같은 건강에도 해로울 수 있습니다.

이를 이겨내기 위해 To Do 리스트를 작성한다거나 어렸을 때 학교에서 배웠던 시간표 만들기 등을 활용하여 집에서 일하는 시간과 쉬는 시간을 직접 편성하고 지킬 줄 알아야 합니다. 앞서 말한 것처럼 집에 가족이 있거나 다른 사람이 있다면 이들에게도 나의 업무 시간을 미리 공지하여 그들이 나의 일하는 시간을 존중 해줄줄 알아야합니다. 항상 집에 있다고 해서 모든 일을 하루만에 다 완료할 수 있다고 생각할 수 있지만, 모든 일을 효율적으로 진행하려면 자기관리 및 건강관리가 무조건 우선시 되어야 합니다.

반려 동물이 있다면 이들을 케어 해주는데에도 소홀히 하면 안되며 자녀가 있다면 이들에게도 내 업무시간엔 긴급한 상황이 아닐 시에는 존중해줘야 한다는 점을 교육해야 할 수도 있습니다.

그리고 모든 소통이 온라인으로 이루어지면 업무에 관련된 메시지나 이메일이 업무시간 밖에 전송된다면 스마트폰에 알림이 뜨거나 할 수도 있으니 이를 미리 관리하여 업무시간 밖에는 알림이 뜨지 않도록 설정하거나 이를 눈으로 보게 되더라도 쉬는 시간에는 답변을 하지 않는 습관을 들여야 합니다. 긴급 상황이 아닐시에도 일만 붙잡고 있으면 친구 및 가족관계에 영향을 끼칠 수 있으니 반드시 주의해야 합니다.

Photo by Adrian Swancar on Unsplash

집 안에서도 나만의 작업실은 철저히 관리하라.

중요한 일을 하더라도 내 집에서 모든 작업을 진행 한다는것은 새로운 경험일 수 있습니다. 집안의 편안함이라는 것 자체가 업무에는 방해요소가 될 수 있으며 잡념, 집안일의 유혹에 쉽게 빠질 수 있습니다. 이러기 때문에 시간 관리를 중요하게 여겨야 하며 공과 사, 일과 휴식의 시간을 반드시 지켜나가야 합니다.

집안에서 내가 일에 집중할 수 있는 공간을 만들거나 가족 및 동거 인물들에게도 이를 정확히 공지해야 합니다. 그러면 타인도 내가 일 할때의 시간과 공간을 존중해줄 수 있으며 내가 업무에 집중할 수 있도록 모두가 협력해주어야 합니다. 작업실이나 방을 구비할 수 없는 형편이더라도 항상 사용하던 책상의 구도나 작업 환경을 업무에 꼭 필요한 물품들로 정리하여 구분할 수 있다면 도움될 수 있습니다.

재택근무를 오래 해왔던 사람들은 언제 어디서나 근무를 이행할 수 있을 정도의 경지에 다다랐을 것 입니다. 이들은 타인의 방해에도 익숙하고 용기있게 그들에게 내 업무 시간을 알리며 업무 외의 소통은 단절하는 방법도 터득했을 것 입니다. 이들은 유혹이 가득한 컴퓨터 책상, 주방의 식탁, 거실의 협탁 등에서도 일을 진행할 수 있으며, 그들만의 작은 공간을 최대한 활용하여 생산적인 업무를 진행할 수도 있다고 합니다.

이제 내가 일을 할 공간이 정해졌으면 이를 항상 청결하게 관리해야 하고 업무에 일관성 있도록 정리 정돈을 각별히 하는것이 중요합니다. 내가 휴식하는 공간과 내가 일하는 공간이 구별되지 않으면 모든게 무용지물이 될 수 있습니다. 카메라로 동료들과 소통해야 할때 내 배경 화면이 지저분 하거나 내 집의 평소 모습이 보여질 수도 있으니 청결은 어느때보다 더 각별히 관리될 부분이 될 것입니다. 만약 집안 내 적합한 카메라 배경화면이 될 공간이 없다면 XSplit VCam 같은 프로그램을 활용하여 추가 장비 없이 배경화면을 투명화 하게 만들 수도 있습니다. 엑스플릿 브이캠을 활용하면 내 프라이버시는 물론 중요한 화상 연결에서도 타인이 집중할 수 있도록 도움이 될 수 있습니다.

엑스플릿 개발진들은 이러한 환경에 모두가 적응할 수 있도록 카메라를 활용하는 온라인 도구를 제작하고 있습니다. 온라인 수업이나 강의를 진행하는 방법과 마이크의 품질을 조절해줄 수 있는 잡음 제거 효과, 프레젠테이션을 세상 그 누구와 공유할 수 있는 방법등을 지속적으로 제작하고 있으니 온라인 회의시 활용해보시기 바랍니다.

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Kevin KimXSplit community manager for Korea and Australia. Translator for Korean. Mainly involved with the Fighting Game Community. General tech support for all XSplit products for individuals and organizations. Assistant for many stream productions involving XSplit products.저자가 작성한 다른 게시물